Партнерот и дипломатијата | Основни принципи на деловното работење
Искусните партнери знаат: за преговори со клиентот е потребна дипломатија.
Ова не значи дека од Вас ќе се бара да научите и да следите некој дипломатски протокол. Сепак, добро е да се знаат основните правила. Дипломатскиот протокол е историска категорија — тој бил обликуван низ вековите со цел да се усогласат правилата за преговарање и да се избегнат инциденти. Ова е неопходно бидејќи традициите, обичаите и културата се разликуваат од земја до земја. Нормално, со текот на времето правилата стануваат поедноставни. Но, следниве работи остануваат непроменливи:
• Точност и учтивост. Ако сте договориле средба или разговор, почитувајте го договореното време. Ако не можете да стигнете навреме, известете го клиентот однапред. Прашајте го колку време може да одвои за разговор, и потрудете се да не го задржувате подолго од тоа. Деловниот контакт не е пријателски однос (иако тоа не е исклучено), и клиентот не е должен да покаже разбирање за Вашите околности и чувства. Во секој случај, мора да ги користите следниве зборови: благодарам, молам, извинете.
• Стандарди на облекување. Сеедно кој стил ќе го изберете (не мора да биде деловен), важно е да биде понеутрален и да не одвлекува внимание.
• Иницијатива. Од Вас се очекува да преземете иницијатива во разговорот бидејќи Вие сте го поканиле клиентот. Исто така, од Вас зависи темата за која ќе зборувате и правецот во кој ќе го водите разговорот. Не е препорачливо да молчите! Но, иницијативата за крај на разговорот или средбата треба да дојде од поканетото лице.
Деловната кореспонденција (односно Вашата преписка со клиентот) е уште поинтересна. На пример, според историската традиција, дипломатските документи во Франција биле пишувани од професионални книжевници. Убавиот збор е нешто што се цени до денешен ден. А се цени и образованието — на пример, кога ќе се запознаете со клиент од француско говорно подрачје, добро е да му спомнете каде сте студирале и во која образовна установа сте дипломирале, а не само да му кажете каква работа извршувате моментално. Француската дипломатска школа е најстара на светот, и се темели на достигнувањата на полето на дипломатијата која ѝ претходела на ренесансата. А сега претставува основа за Виенската конвенција за дипломатски односи од 1961 год., со која денес се регулираат прашања од дипломатското право.
Ако во Вашата кореспонденција често ги користите зборовите „можеби“, „мислам“, „веројатно“ и слично, тогаш постапувате во склад со англиската дипломатската традиција. Овие зборови нагласуваат дека оставате простор за поинакво мислење и за поинаков правец на дејствување. Ова е многу корисно во дипломатијата и во најразлични преговори! Можноста за поинакво толкување на изјавите Ви дава простор за маневрирање, особено во конфликтни ситуации или кога треба да се справите со приговори. Може да научите како да се справите со приговори на клиенти ако прочитате само едно поглавје од „Работната методологија на партнерите“.
За деловната кореспонденција важи истото основно правило како и за состаноците: не е препорачливо да се молчи. Ако не одговорите на која и да било порака што сте ја добиле од некого, тоа е рамно на намерно игнорирање и е знак на непочитување.
Секој човек што преговара, што ќе преговара во иднина или воопшто некогаш преговарал, има свој стил. И Вие имате свој стил. Најважно е да запамтите дека дипломатијата е вештина со која може да ги постигнете Вашите цели без да дозволите да се развие конфликт.
Ви посакуваме успешна комуникација со Вашите клиенти!