Partner e diplomazia | Business per tutti
I partner più esperti lo sanno bene: le trattative con i clienti richiedono diplomazia.
Ciò non significa che è necessario imparare a rispettare alla lettera il protocollo diplomatico. Tuttavia è meglio conoscere le regole di base. Il protocollo diplomatico è una categoria storica sviluppatasi per secoli per unificare le regole di comportamento durante le trattative ed evitare complicazioni. Nei diversi paesi tradizioni, casi e cultura cambiano notevolmente. Con il passare del tempo le regole, naturalmente, si sono semplificate. Tuttavia rimangono alcune di esse:
• Puntualità e affidabilità. Ti sei messo d'accordo per un incontro o una telefonata: rispetta le tempistiche. Se non riesci, avvisa in anticipo. Interessati verso il cliente, cerca di scoprire quanto tempo intende dedicare alla discussione e cerca di rispettare questa tempistica. Il contatto d'affari non è una relazione amicale (anche se non è escluso), il cliente non deve per forza comprendere le tue necessità e i tuoi sentimenti. In ogni caso devi sempre dire queste parole: grazie, prego, scusa.
• Dress code. Non è importante che stile hai scelto (non è necessario che sia uno stile di tipo business), l'importante è che l'aspetto esterno sia poco impattante e il più neutro possibile.
• Iniziativa. L'iniziativa nella discussione appartiene a te, poiché sei tu che hai effettuato l'invito. Il tema della discussione e il ritmo dipendono da te. Tacere è sconsigliato! Invece, l'iniziativa a concludere il discorso o l'incontro deve arrivare dall'invitato.
Nella corrispondenza commerciale (la tua corrispondenza con il cliente), la situazione si fa ancora più interessante. Ad esempio, secondo la tradizione storica, i documenti diplomatici in Francia venivano redatti da letterati professionisti. L'eleganza della sintassi è apprezzata anche al giorno d'oggi. E anche l'istruzione: quando si incontra un cliente francofono, è bene menzionare dove si è andati a scuola e in quale scuola ci si è laureati, non solo la posizione che si occupa attualmente. La scuola diplomatica francese è la più antica del mondo e si basa sulle conquiste della diplomazia precedenti al Rinascimento. E ora costituisce la base della Convenzione di Vienna del 1961 sulle relazioni diplomatiche, che regola il diritto diplomatico ancora oggi.
Se invece nella corrispondenza utilizzi spesso le parole "è possibile", "mi sembra", "probabilmente" e simili, sei nella tradizione diplomatica inglese. Queste parole sottolineano il fatto che si consente un'opinione e uno sviluppo diversi. Si tratta di una qualità molto utile nella diplomazia e nelle trattative in generale! La capacità di interpretare le affermazioni in modo diverso offre un margine di manovra, soprattutto nei momenti di conflitto o di fronte alle obiezioni. A proposito, è possibile imparare a comunicare più efficacemente con i clienti leggendo un solo capitolo della Metodologia di lavoro del partner.
La regola di base della corrispondenza d'affari è la stessa che negli altri incontri: tacere non è raccomandabile. Qualsiasi messaggio da parte di qualcuno a cui non si è risposto equivale a ignorare intenzionalmente ed è un segno di mancanza di rispetto.
Ogni persona che effettua trattative, sta per farlo o ha mai negoziato ha un proprio stile. Ce l'hai anche tu. La cosa principale da ricordare è che la diplomazia è l'arte di raggiungere i propri obiettivi senza concedere spazio al conflitto.
Ti auguriamo ottimi contatti con i tuoi clienti!