Partner und Diplomatie | Business-Wissen einfach erklärt
Erfahrene Partner wissen: Verhandlungen mit Kunden erfordern mal auch diplomatisches Geschick.
Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie Vorschriften des diplomatischen Protokolls lernen müssen. Aber es wäre sinnvoll, die Grundregeln kennenzulernen. Das diplomatische Protokoll ist eine historische Kategorie, die sich im Laufe der Jahrhunderte herausgebildet hat, um die Verhandlungsregeln zu vereinheitlichen und Fehlschläge zu vermeiden. Die Traditionen, Bräuche und die Kultur unterscheiden sich nämlich von Land zu Land. Mit der Zeit wurden die Regeln natürlich vereinfacht. Was jedoch unverändert bleibt, sind diese Punkte:
• Pünktlichkeit und Höflichkeit. Sie haben ein Treffen oder ein Gespräch vereinbart – halten Sie sich an die Zeit. Wenn Sie nicht kommen können, informieren Sie den Kunden im Voraus über die Verschiebung des Termins. Fragen Sie den Kunden, wie viel Zeit er oder sie für das Gespräch aufwenden kann, und versuchen Sie, diese Zeit einzuhalten. Geschäftskontakte sind keine freundschaftlichen Beziehungen (auch wenn sie möglich sind), und der Kunde muss Ihre Situation und Ihr Befinden nicht unbedingt nachvollziehen können. Bei der Kommunikation sollten Sie unbedingt die Worte wie "Danke schön", "Bitte" und "Entschuldigung" verwenden.
• Kleidungsnormen. Ganz gleich, für welchen Stil Sie sich entscheiden (es muss nicht unbedingt ein Business-Outfit sein), es ist wichtig, dass Sie weniger auffällig und eher neutral aussehen.
• Initiative. Die Initiative für das Gespräch liegt bei Ihnen, denn Sie sind die einladende Partei. Das Thema des Gesprächs und der Verlauf des Gesprächs hängen also von Ihnen ab. In diesem Kontext ist Schweigen nicht immer Gold. Die Initiative zur Beendigung des Gesprächs oder des Treffens sollte jedoch von dem Eingeladenen ausgehen.
In der Geschäftskorrespondenz (Ihrer schriftlichen Kommunikation mit dem Kunden) sieht die Sache noch interessanter aus. Laut historischer Überlieferung wurden zum Beispiel diplomatische Dokumente in Frankreich von professionellen Schriftstellern verfasst. Die Sprachgewandtheit ist etwas, was auch heute noch geschätzt wird. Sowie die Ausbildung – beim Treffen mit einem französischsprachigen Kunden wäre es beispielsweise sinnvoll, zu erwähnen, wo Sie gelernt und welchen Studienabschluss Sie gemacht haben, und nicht nur, welche Stelle Sie derzeit bekleiden. Die französische Diplomatenschule ist die älteste der Welt und basiert auf diplomatischen Leistungen aus der Zeit vor der Renaissance. Darauf beruht das Wiener Übereinkommen über diplomatische Beziehungen von 1961, das heute noch diplomatische Beziehungen regelt.
Wenn Sie in Ihrer Korrespondenz häufig solche Wörter wie "vielleicht", "ich glaube", "wahrscheinlich" oder ähnliche verwenden, dann stehen Sie in der Tradition der englischen Diplomatie. Diese Wörter betonen, dass Sie auch andere Meinungen und Entwicklungsmöglichkeiten akzeptieren. Eine sehr nützliche Eigenschaft in der Diplomatie und bei jeder Verhandlung! Die Fähigkeit, Aussagen unterschiedlich zu interpretieren, verschafft Ihnen Handlungsspielraum, insbesondere in Konfliktsituationen oder beim Umgang mit Widersprüchen. Übrigens können Sie lernen, wie man mit Widersprüchen von Kunden umgeht, indem Sie nur ein Kapitel aus der "Methodologie der Partnerarbeit" lesen.
In der Geschäftskorrespondenz gilt die gleiche Grundregel wie in einer Besprechung – Schweigen ist nicht empfehlenswert. Jede Nachricht von einer Person, auf die Sie nicht geantwortet haben, kommt einem vorsätzlichen Ignorieren gleich und ist ein Zeichen von Respektlosigkeit.
Jede Person, die bereits Erfahrungen mit Verhandlungen gemacht hat oder machen möchte, hat einen eigenen Verhandlungsstil. Auch Sie haben einen. Wichtig ist, dass Sie daran denken, dass Diplomatie die Kunst ist, Ihre Ziele zu erreichen, ohne dass es zu Konflikten kommt.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Kundenkontakten!