Socio y diplomacia | Negocio claro
Los socios con experiencia saben: las conversaciones con el cliente exigen de diplomacia.
Esto no significa que debes aprender a respetar el protocolo diplomático. Pero es mejor conocer las reglas básicas. El protocolo diplomático es una categoría histórica, se ha formado durante siglos para unificar las reglas de las negociaciones y evitar incidentes. Porque en cada país las tradiciones, costumbres y cultura son diferentes. Con el paso del tiempo las reglas, naturalmente, se simplifican. Pero estos siguen sin cambios:
• Puntualidad y cordialidad. Tu acordaste una reunión o una charla: cumple exactamente el horario. Si no puedes, avisa con antelación sobre el cambio de hora. Consulta al cliente cuánto tiempo tiene disponible para la conversación e intenta cumplirlo. Un contacto de negocios no es una relación de amistad (aunque no se excluye); el cliente no está obligado a comprender tus circunstancias y cómo te sientes. En cualquier caso debes pronunciar estas palabras: gracias, por favor, disculpe.
• Normas de vestimenta. No importa el estilo que elijas (no es obligatorio que sea empresarial), lo importante es que en tu apariencia haya menos detalles llamativos y más neutros.
• Iniciativa. La iniciativa en la conversación es tuya, ya que eres la parte que invita. El tema de la charla, el avance del diálogo dependen de ti. ¡Callar no se recomienda! No obstante, la iniciativa de finalizar la conversación o la reunión debe venir del invitado.
En la correspondencia comercial (tu intercambio de mensajes con un cliente) todo es aún más interesante. Por ejemplo, de acuerdo a la tradición histórica, los documentos diplomáticos en Francia eran escritos por literatos profesionales. La gracia del estilo es algo que aún se valora hoy en día. Y también la formación académica: al reunirse con un cliente de habla francesa, es el momento justo de mencionar dónde estudió y en qué institución educativa se graduó, y no solo el puesto que ocupas actualmente. La escuela de diplomacia francesa es la más antigua del mundo, basada en los logros de la diplomacia que precedieron al período del Renacimiento. Y ahora es la que representa la base de la Convención de Viena sobre las relaciones diplomáticas de 1961, que regula las cuestiones de derecho diplomático hasta el día de hoy.
Si utiliza a menudo las palabras "probablemente", "me parece", "quizás" y similares, entonces caes en la tradición diplomática inglesa. Estas palabras indican que permites una opinión diferente y un desarrollo diferente de los hechos. ¡Es una cualidad muy útil en la diplomacia y en cualquier conversación! La capacidad de interpretar las afirmaciones de manera diferente te da un margen de maniobra, especialmente en momentos conflictivos o cuando abordas objeciones. Por cierto, se puede aprender a abordar las objeciones de los clientes leyendo solo un capítulo de "Metodología de trabajo del socio".
La regla básica de la correspondencia comercial es la misma que durante una reunión: no se recomienda callar. Cualquier mensaje de una persona al que no hayas respondido, equivale a una ignorancia deliberada y es señal de falta de respeto.
Cada persona que negocia, está a punto de negociar o ha negociado alguna vez tiene su propio estilo. Tú también lo tienes. Lo importante es recordar que la diplomacia es el arte de lograr sus objetivos sin permitir que se desarrolle un conflicto.
¡Te deseamos exitosos contactos con los clientes!