Partner in diplomacija | Razumljivi posel
Izkušeni partnerji vedo: pogajanja s stranko zahtevajo diplomacijo.
To ne pomeni, da se morate naučiti upoštevati diplomatski protokol. Vendar je bolje poznati osnovna pravila. Diplomatski protokol je zgodovinska kategorija, nastajal je skozi stoletja, da bi poenotil pogajalska pravila in preprečil incidente. Navsezadnje se tradicije, običaji in kultura v različnih državah razlikujejo. Sčasoma se pravila seveda poenostavijo. Toda ti ostajajo nespremenjeni:
• Točnost in vljudnost. Dogovorili ste se za srečanje ali pogovor – pazite na čas. Če ne bo šlo, nas o prenosu predhodno obvestite. Vprašajte stranko, koliko časa je pripravljen porabiti za pogovor, in poskusite tokrat izpolniti. Poslovni stik ni prijateljski odnos (čeprav ni izključen), stranka ni dolžna razumeti vaših okoliščin in počutja. V vsakem primeru morate izgovoriti te besede: hvala, prosim, oprostite.
• Standardi oblačenja. Ni pomembno, kakšen slog boste izbrali (ne nujno poslovnega), pomembno je, da vaš videz vsebuje manj provokativnih detajlov in več nevtralnih.
• Pobuda. Pobuda v pogovoru pripada vam, saj ste vabitelj. Tema pogovora, potek pogovora sta odvisna od vas. Tišina ni priporočljiva! Toda pobuda za zaključek pogovora ali sestanka mora priti od povabljenca.
V poslovni korespondenci (vašem dopisovanju s stranko) je vse skupaj še bolj zanimivo. Na primer, po zgodovinskem izročilu so diplomatske dokumente v Franciji pisali poklicni pisci. Milost stila je nekaj, kar je še danes cenjeno. In tudi izobrazba - ko se srečate s francosko govorečo stranko, je čas, da omenite, kje ste študirali in na kateri izobraževalni ustanovi ste diplomirali, in ne samo, na katerem položaju trenutno zasedate. Francoska diplomatska šola je najstarejša na svetu, ki temelji na dosežkih diplomacije pred renesanso. In zdaj sama predstavlja osnovo za Dunajsko konvencijo o diplomatskih odnosih iz leta 1961, ki še danes ureja vprašanja diplomatskega prava.
Če v dopisovanju pogosto uporabljate besede "morda", "zdi se mi", "verjetno" in podobno, potem spadate v angleško diplomatsko tradicijo. Te besede poudarjajo, da dopuščate drugačno mnenje in drugačen razvoj dogodkov. Zelo uporabna lastnost v diplomaciji in kakršnih koli pogajanjih! Sposobnost drugačne interpretacije izjav vam daje manevrski prostor, zlasti v trenutkih konflikta ali ko se ukvarjate z ugovori. Mimogrede, kako obravnavati ugovore strank, se lahko naučite tako, da preberete samo eno poglavje "Metodologije partnerskega dela".
Osnovno pravilo poslovne korespondence je enako kot med sestankom: ni priporočljivo molčati. Vsako sporočilo osebe, na katero niste odgovorili, je enako namerni ignoranci in je znak nespoštovanja.
Vsak človek, ki se pogaja, se bo pogajal ali se je kdaj pogajal, ima svoj slog. Tudi vi ga imate. Glavna stvar, ki si jo morate zapomniti, je, da je diplomacija umetnost doseganja svojih ciljev, ne da bi dovolili razvoj konflikta.
Želimo vam uspešne stike s strankami!