Partner i dyplomacja | Zrozumiały biznes
Doświadczeni partnerzy wiedzą: negocjacje z klientem wymagają dyplomacji.
Nie oznacza to, że musisz nauczyć się postępować zgodnie z protokołem dyplomatycznym. Lepiej jednak znać podstawowe zasady. Protokół dyplomatyczny to kategoria historyczna, ukształtowana na przestrzeni wieków w celu ujednolicenia zasad negocjacji i uniknięcia wpadek. W końcu tradycje, zwyczaje i kultura różnią się w zależności od kraju. Z biegiem czasu zasady uległy naturalnemu uproszczeniu. Te jednak pozostają niezmienne:
• Punktualność i uprzejmość. Umówiłeś się na spotkanie lub rozmowę - dotrzymaj dokładnie czasu. Jeśli coś nie wyjdzie, poinformuj z wyprzedzeniem o przełożeniu spotkania. Zapytaj klienta, ile czasu jest skłonny poświęcić na rozmowę i postaraj się dotrzymać tego czasu. Kontakt biznesowy nie jest relacją przyjacielską (choć jest to możliwe), klient nie musi rozumieć Twojej sytuacji i samopoczucia. W każdym razie powinieneś powiedzieć te słowa: dziękuję, proszę, przepraszam.
• Normy ubioru. Bez względu na to, jaki styl wybierzesz (niekoniecznie biznesowy), ważne jest, aby w Twoim wyglądzie było mniej prowokujących szczegółów i bardziej neutralnych.
• Inicjatywa. Inicjatywa w rozmowie należy do Ciebie, ponieważ to Ty jesteś stroną zapraszającą. Temat rozmowy, jej przebieg zależy od Ciebie. Milczenie nie jest zalecane! Jednak inicjatywa zakończenia rozmowy lub spotkania powinna wyjść od osoby zapraszającej.
W korespondencji biznesowej (korespondencji z klientem) wszystko jest jeszcze bardziej interesujące. A przykład, zgodnie z tradycją historyczną, dokumenty dyplomatyczne we Francji były pisane przez profesjonalnych pisarzy. Elegancja sylab jest czymś, co jest cenione do dziś. A także wykształcenie - spotykając się z francuskojęzycznym klientem, warto wspomnieć, gdzie studiowałeś i jaką szkołę ukończyłeś, a nie tylko jakie stanowisko zajmujesz obecnie. Francuska szkoła dyplomatyczna jest najstarszą na świecie, opartą na osiągnięciach dyplomatycznych sprzed renesansu. A teraz sama stanowi podstawę Konwencji wiedeńskiej o stosunkach dyplomatycznych z 1961 roku, która do dziś reguluje prawo dyplomatyczne.
Jeśli w swojej korespondencji często używasz słów "być może", "myślę, że", "prawdopodobnie" i podobnych, wpisujesz się w angielską tradycję dyplomatyczną. Słowa te podkreślają, że dopuszczasz inne opinie i rozwój wydarzeń. Bardzo przydatna cecha w dyplomacji i wszelkich negocjacjach! Umiejętność interpretowania wypowiedzi na różne sposoby daje pole do manewru, zwłaszcza w sytuacjach konfliktowych lub w przypadku zastrzeżeń. Nawiasem mówiąc, radzenia sobie z obiekcjami klientów można nauczyć się czytając zaledwie jeden rozdział "Metodologia Pracy Partnera".
Podstawowa zasada korespondencji biznesowej jest taka sama jak na spotkaniu: nie zaleca się milczenia. Każda wiadomość od kogoś, na którą nie odpowiedziałeś, jest równoznaczna z umyślnym ignorowaniem i jest oznaką braku szacunku.
Każda osoba, która negocjuje, ma zamiar negocjować lub kiedykolwiek negocjowała, ma swój styl. Ty też go masz. Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że dyplomacja jest sztuką osiągania celów bez pozwalania na rozwój konfliktu.
Życzymy udanych kontaktów z klientami!