Partner i diplomacija | Poslovno znanje
Iskusni partneri znaju: pregovori s klijentom zahtijevaju diplomaciju.
To ne znači da trebate naučiti slijediti diplomatski protokol. Ali bolje je znati osnovna pravila. Diplomatski protokol je povijesna kategorija, nastajao je stoljećima kako bi se ujednačila pravila pregovora i izbjegli incidenti. Uostalom, tradicija, običaji i kultura razlikuju se u različitim zemljama. S vremenom, pravila prirodno postaju jednostavnija. Ali ove ostaju nepromijenjene:
• Točnost i ljubaznost. Dogovorili ste sastanak ili razgovor – poštujte vrijeme. Ako ne uspijete stići na vrijeme, unaprijed obavijestite o tome. Pitajte klijenta koliko je vremena spreman potrošiti na razgovor i pokušajte mu izaći u susret ovaj put. Poslovni kontakt nije prijateljski odnos (iako on nije isključen), klijent nije dužan razumjeti vaše prilike i dobrobit. U svakom slučaju, morate izgovoriti ove riječi: hvala, molim, oprostite.
• Standardi odijevanja. Nije važno za koji se stil odlučite (ne nužno poslovni), važno je da vaš izgled sadrži manje provokativnih detalja, a više neutralnih.
• Inicijativa. Inicijativa u razgovoru pripada vama, jer ste vi strana koja je pozvala na sastanak. Tema razgovora i njegov tijek ovisi o vama. Šutnja se ne preporučuje! Ali inicijativa za prekid razgovora ili sastanka trebala bi doći od pozvane osobe.
U poslovnoj korespondenciji (vašoj prepisci s klijentom) sve je još zanimljivije. Na primjer, prema povijesnoj tradiciji, diplomatske dokumente u Francuskoj pisali su profesionalni književnici. Gracioznost stila nešto je što se i danas cijeni. A također i obrazovanje - kada upoznajete klijenta iz francuskog govornog područja, trebate spomenuti gdje ste studirali i koju ste obrazovnu ustanovu završili, a ne samo koju poziciju trenutno obavljate. Francuska diplomatska škola najstarija je u svijetu, a temelji se na dostignućima diplomacije koja je prethodila renesansi. A sada i sama predstavlja osnovu za Bečku konvenciju o diplomatskim odnosima iz 1961., koja do danas uređuje pitanja diplomatskog prava.
Ako u prepisci često koristite riječi "možda", "čini mi se", "vjerojatno" i slično, tada spadate u englesku diplomatsku tradiciju. Ove riječi naglašavaju da dopuštate drugačije mišljenje i drugačiji razvoj događaja. Vrlo korisna kvaliteta u diplomaciji i svim pregovorima! Sposobnost drugačijeg tumačenja izjava daje vam prostor za manevriranje, posebno u trenucima sukoba ili kada se bavite primjedbama. Usput, možete naučiti kako postupati s primjedbama klijenata čitajući samo jedno poglavlje "Metodologije rada partnera".
Osnovno pravilo poslovne prepiske je isto kao i tijekom sastanka: ne preporučuje se šutjeti. Svaka poruka od osobe na koju niste odgovorili ravna je namjernom ignoriranju i znak je nepoštovanja.
Svaka osoba koja pregovara, tek će pregovarati ili je ikada pregovarala ima svoj stil. Imate ga i vi. Najvažnije je zapamtiti da je diplomacija umijeće postizanja vaših ciljeva bez dopuštanja razvoja sukoba.
Želimo vam uspješno ostvarivanje kontakata s klijentima!