Partner és diplomácia | Érthető üzlet
A tapasztalt partnerek tudják: az ügyféllel való tárgyalás diplomáciát igényel.
Ez nem jelenti azt, hogy meg kell tanulnod a diplomáciai protokollt. De az alapvető szabályokat jobb tudni. A diplomáciai protokoll történelmi kategória, évszázadok alatt alakult ki, hogy egységesítse a tárgyalási szabályokat és elkerülje a szerencsétlenségeket. Végül is a hagyományok, a szokások és a kultúra országonként eltérőek. Az idő előrehaladtával a szabályok természetesen egyszerűsödnek. De ami állandó marad, azok a következők:
• Pontosság és udvariasság. Megbeszéltél egy találkozót, vagy beszélgetést – mindenképpen tartsd be az időpontot. Ha nem sikerül megjelenni, előzetesen értesítsd az illetékest az átütemezésről. Kérdezd meg az ügyfeledet, hogy mennyi időt hajlandó a beszélgetésre fordítani, és próbálj meg megfelelni ennek az időnek. Az üzleti kapcsolat nem baráti kapcsolat (bár nem lehetetlen), az ügyfélnek nem kell megértenie a te körülményeidet és közérzetedet. Mindkét esetben ezeket a szavakat kell használnod: köszönöm, kérem, elnézést.
• Öltözködési normák. Nem számít, milyen stílust választasz (nem kell, hogy üzleti legyen), fontos, hogy a megjelenésed kevésbé legyen feltűnő és inkább semleges.
• Kezdeményezés. A beszélgetés kezdeményezése az tiéd, mivel te vagy a meghívó fél. A beszélgetés témája, a beszélgetés menete tőled függ. A csend nem ajánlott! A beszélgetés, vagy találkozó befejezésének kezdeményezését azonban a meghívottnak kell kezdeményeznie.
Az üzleti levelezésben (te és az ügyfeled közötti levelezésben) a dolgok még érdekesebbek. A történelmi hagyomány szerint például a franciaországi diplomáciai dokumentumokat hivatásos írók írták. A szótagok eleganciáját ma is nagyra értékelik. És az iskolai végzettség is – amikor francia nyelvű ügyféllel találkozol, érdemes megemlíteni, hogy hol jártál iskolába és milyen iskolát végztél, nem csak azt, hogy jelenleg milyen pozíciót töltesz be. A francia diplomáciai iskola a világ legrégebbi iskolája, amely a reneszánsz előtti diplomáciai eredményeken alapul. És most maga adja az alapját a diplomáciai kapcsolatokról szóló 1961. évi bécsi egyezménynek, amely a mai napig szabályozza a diplomáciai jogot.
Ha levelezésében gyakran használod a „talán", „azt hiszem", „valószínűleg" és hasonló szavakat, akkor az angol diplomáciai hagyományt követed. Ezek a szavak azt hangsúlyozzák, hogy lehetővé teszed az eltérő véleményt és az eltérő fejlődést. Nagyon hasznos tulajdonság a diplomáciában és minden tárgyaláson! A kijelentések eltérő értelmezésének képessége mozgásteret biztosít, kimondottan konfliktusos pillanatokban, vagy ellenvetések esetén. Egyébként a „Módszertan a partneri munkához" egyetlen fejezetének elolvasásával megtanulhatod, hogy miként dolgozd fel az ügyfelek ellenvetéseit.
Az üzleti levelezés alapszabálya ugyanaz, mint egy megbeszélésen: a hallgatás nem ajánlott. Minden olyan üzenet, amelyre nem válaszoltál, szándékos figyelmen kívül hagyásnak minősül, és a tiszteletlenség jele.
Minden embernek, aki tárgyal, tárgyalni készül, vagy valaha is tárgyalt, van egy stílusa. Neked is van egy. A legfontosabb dolog, amit nem szabad elfelejteni, hogy a diplomácia a célok elérésének művészete anélkül, hogy konfliktus alakulna ki.
Sikeres ügyfélkapcsolatokat kívánunk!