Partenerul și diplomația | Afaceri pe înțelesul tuturor
Partenerii experimentați știu că negocierea cu clienții necesită diplomație.
Acest lucru înseamnă că trebuie să învățați să respectați protocolul diplomatic. Dar este mai bine să cunoașteți regulile de bază. Protocolul diplomatic este o categorie istorică care s-a format de-a lungul secolelor pentru a unifica regulile de desfășurare a negocierilor și a evita incidentele. Întrucât fiecare țară are cultura, tradițiile și obiceiurile sale. Cu timpul, regulile s-au simplificat în mod natural. Însă cele care rămân neschimbate sunt următoarele:
• Punctualitatea și amabilitatea. Ați convenit să vă întâlniți sau să discutați, respectați cu exactitate ora stabilită. În caz de situații neprevăzute, avertizați clientul în prealabil cu privire la amânare. Informați-vă cât timp clientul este dispus să consacre discuției și străduiți-vă să respectați acest interval de timp. O relație de afaceri nu este una de prietenie (deși aceasta nu este exclusă), clientul nu este obligat să țină cont de posibilitățile și de situația în care vă aflați. În orice caz, trebuie să pronunțați aceste cuvinte: mulțumesc, vă rog frumos, scuzați-mă.
• Normele privitoare la vestimentație. Indiferent de stilul adoptat (nu e obligator să fie formal), este important ca aspectul dumneavoastră exterior să conțină mai puține detalii provocatoare și mai multe detalii neutre.
• Inițiativa. Inițiativa în discuții trebuie să vă aparțină, deoarece sunteți partea care invită. Tema conversației, desfășurarea discuției depind de dumneavoastră. Nu se recomandă să tăceți! De menționat că inițiativa de a încheia conversația sau întâlnirea trebuie să provină de la persoana invitată.
În ceea ce privește corespondența de afaceri (corespondența dumneavoastră cu clientul) totul e și mai captivant. De exemplu, potrivit tradiției istorice, în Franța, documentele diplomatice erau întocmite de literați profesioniști. În prezent este apreciat înalt stilul elegant. De asemenea, studiile, atunci când faceți cunoștință cu un client francofon, cel mai important este să menționați unde v-ați făcut studiile și ce instituție de învățământ ați absolvit, și nu doar ce funcție dețineți acum. Școala diplomatică franceză este una dintre cele mai vechi din lume și este bazată pe realizările diplomației anterioare epocii Renașterii. Iar în prezent reprezintă baza Convenției de la Viena din 1961 cu privire la relațiile diplomatice, care reglementează chestiunile legate de dreptul diplomatic până în ziua de azi.
Dacă în corespondența dumneavoastră folosiți adesea cuvintele „posibil”, „cred”, „probabil” etc., sunteți sub influența tradiției diplomatice engleze. Respectivele cuvinte subliniază că admiteți alte păreri și o altă derulare a evenimentelor. O calitate foarte utilă în diplomație și în orice negociere! Capacitatea de a interpreta afirmațiile în moduri diferite vă oferă spațiu pentru manevră, mai cu seamă în situații conflictuale sau în cazul tratării obiecțiilor. Apropo, consultând doar un singur capitol al „Metodologiei de lucru a partenerului” puteți învăța să rezolvați obiecțiile clienților.
Regula principală a corespondenței de afaceri este identică cu cea a întâlnirii: nu se recomandă să tăceți. Orice omisiune a unui răspuns din partea dumneavoastră la un mesaj al clientului echivalează cu o ignorare deliberată și constituie un semn al lipsei de respect.
Fiecare persoană care negociază, intenționează să negocieze sau a negociat vreodată are propriul stil. Și dumneavoastră aveți un stil propriu. Este important să rețineți că diplomația este arta de a atinge obiectivele și de a nu permite declanșarea unui conflict.
Vă dorim mult succes în relațiile cu clienții!