Đối tác và ngoại giao | Kinh doanh sáng suốt
Đối tác có kinh nghiệm sẽ biết: việc đàm phán với khách hàng cần phải kết hợp ngoại giao.
Điều này không có nghĩa là bạn phải học và tuân theo bộ nghi thức ngoại giao nào. Nhưng những quy tắc cơ bản là điều bạn nên biết. Quy thắc ngoại giao là một phạm trù lịch sử, nó đã được định hình qua nhiều thế kỷ nhằm thống nhất các quy tắc đàm phán và tránh rủi ro. Xét cho cùng, truyền thống, phong tục và văn hóa ở mỗi nước đều khác nhau. Các quy tắc luôn được đơn giản hóa theo thời gian. Nhưng điều không đổi là đây:
• Đúng giờ và lịch sự. Nếu bạn đã sắp xếp một cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện, hãy nhớ đảm bảo thời gian. Nếu bạn không thể đến được, hãy thông báo trước về việc dời lịch. Hỏi khách hàng xem họ sẵn sàng đầu tư bao nhiêu thời gian vào cuộc trò chuyện và cố gắng duy trì trong khoảng thời gian đó. Liên hệ kinh doanh không phải là mối quan hệ bạn bè (mặc dù không phải là không thể), khách hàng không cần phải hiểu hoàn cảnh và cảm xúc của bạn. Dù thế nào bạn cũng phải nói những lời này: cảm ơn, làm ơn, xin lỗi.
• Tiêu chuẩn trang phục. Cho dù bạn chọn phong cách nào (không nhất thiết phải là phong cách kinh doanh), điều quan trọng là giữ cho vẻ ngoài của bạn đơn giản và trung tính hơn.
• Chủ động. Việc chủ động trong cuộc trò chuyện là nhiệm vụ của bạn vì bạn là bên mời. Chủ đề của cuộc trò chuyện, diễn biến của cuộc trò chuyện phụ thuộc vào bạn. Im lặng là điều không nên! Nhưng tín hiệu kết thúc cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp phải xuất phát từ người được mời.
Trong thư từ kinh doanh (thư từ của bạn với khách hàng), mọi thứ thậm chí còn thú vị hơn. Chẳng hạn, theo truyền thống lịch sử, các văn bản ngoại giao ở Pháp đều do các nhà văn chuyên nghiệp soạn thảo. Sự tinh tế của ngôn từ là điều vẫn được đánh giá cao cho đến ngày nay. Và cả trình độ học vấn - khi gặp một khách hàng nói tiếng Pháp, bạn nên giới thiệu mình đã học ở trường nào và tốt nghiệp trường nào chứ không đơn giản chỉ là bạn hiện đang giữ chức vụ gì. Trường ngoại giao của Pháp là trường lâu đời nhất trên thế giới, dựa trên những thành tựu ngoại giao trước thời Phục hưng. Và họ cũng là bên cung cấp cơ sở cho Công ước Vienna về Quan hệ Ngoại giao năm 1961, điều chỉnh luật ngoại giao ngày nay.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng các từ "có lẽ", "tôi nghĩ", "có thể" và những từ tương tự trong thư từ của mình thì bạn đang rơi vào truyền thống ngoại giao của người Anh. Những từ này nhấn mạnh rằng bạn cho phép có một ý kiến khác và một đường lối hành động khác. Đó là một phẩm chất rất hữu ích trong ngoại giao và bất kỳ cuộc đàm phán nào! Khả năng diễn giải các câu nói khác nhau giúp bạn có cơ hội hành động, đặc biệt là trong các tình huống xung đột hoặc khi đối mặt với sự phản đối. Nhân tiện, bạn có thể học cách giải quyết sự phản đối của khách hàng bằng cách chỉ đọc một chương của "Phương pháp luận làm việc của đối tác".
Nguyên tắc cơ bản của thư từ trong kinh doanh cũng giống như trong một cuộc họp: không nên im lặng. Bất kỳ tin nhắn nào từ người nào đó mà bạn chưa trả lời đều tương đương với việc cố tình phớt lờ và là dấu hiệu của sự thiếu tôn trọng.
Mỗi người đang đàm phán, sắp đàm phán hoặc đã từng đàm phán đều có phong cách riêng của mình. Bạn cũng vậy. Điều quan trọng cần nhớ là ngoại giao là nghệ thuật đạt được mục tiêu của mình mà không để xung đột phát triển.
Chúc bạn giao tiếp thành công với khách hàng!