Parceria e Diplomacia | Negócios sem Complicações
Os sócios mais experientes têm bem presente esta noção: negociar com um cliente requer sempre diplomacia.
Mas tal não significa que necessita de aprender e seguir um dado protocolo diplomático. Contudo, é importante que conheça bem as regras básicas e fundamentais. O protocolo diplomático é uma categoria histórica, que tem sido forjada ao longo de séculos com o objetivo de unificar as regras de negociação e evitar percalços. Afinal, as tradições, costumes e culturas variam de país para país. As regras acabam por se simplificar naturalmente, ao longo do tempo. O que permanece constante é o seguinte:
• Pontualidade, cordialidade e respeito. Se marcou uma reunião ou um diálogo com alguém, certifique-se de que respeita os horários. Se não consegue fazê-lo, avise com antecedência para remarcarem novamente. Pergunte ao cliente quanto tempo está disposto a investir neste diálogo, e tente manter-se dentro deste período. Um contacto profissional não se trata de uma relação amigável (ainda que não seja automaticamente impossível), o cliente não tem de entender as suas circunstâncias e sentimentos pessoais. Seja como for, é importante que diga estas palavras: muito obrigado, por favor, com licença.
• Códigos de vestuário. Independentemente do estilo por que opte (não necessita necessariamente de ser profissional), é importante que o mantenha mais neutro e livre de detalhes espampanantes.
• Iniciativa. A iniciativa do diálogo reserva-se a si, uma vez que é a parte que estende o convite. O tópico da conversa e o curso da conversa depende de si. Não aconselhamos grandes períodos de silêncio! Contudo, a iniciativa de terminar um diálogo ou reunião deve originar do indivíduo convidado.
Em diálogos profissionais (a correspondência que mantém com o cliente), isto adquire um tom ainda mais interessante. Por exemplo, de acordo com a tradição histórica, os documentos diplomáticos em França foram redigidos por literatos profissionais. A sofisticação de termos e palavras utilizados também é sobejamente apreciada hoje em dia. Algo também apreciado é a educação - ao reunir-se com um cliente francófono, é costume mencionar o seu percurso académico, que escolas frequentou, e não somente a posição que detém atualmente. A academia diplomática francesa é das mais antigas à escala mundial, tendo como base as conquistas de diplomacia que chegam a preceder a época renascentista. E agora serve de fundamento à Convenção de Viena de 1961 sobre Relações Diplomáticas, que governa a legislação diplomática hoje.
Se utiliza frequentemente as palavras "talvez", "creio que", "provavelmente", e semelhantes, no seu diálogo, então está a subscrever à tradição diplomática inglesa. Estas palavras frisam que está aberto a uma opinião diferente e a um curso de ação distinto. É uma qualidade extremamente útil em diplomacia e em qualquer tipo de negociação! A capacidade de interpretar declarações de forma diferente oferece-lhe espaço para manobra, particularmente em situações de conflito ou sempre que necessitar de lidar com contestações. A propósito, se pretende aprender a lidar melhor com as contestações dos clientes, basta ler o capítulo correspondente do recurso "Metodologias de Trabalho da Atividade de Sócio".
As regras fundamentais de um diálogo profissional mantêm-se numa reunião: não se recomendam períodos de silêncio. Qualquer mensagem a que ainda não tenha respondido equivale a um gesto de desprezo deliberado, e é um sinal de desrespeito.
Qualquer indivíduo que esteja em negociações, que pretenda negociar ou que já o tenha feito, possui o seu próprio estilo. E também possui um. O principal ponto a reter é que a diplomacia diz respeito à arte de alcançar os nossos objetivos sem que isso culmine em conflitos.
Desejamos-lhe um comunicação bem-sucedida com os seus clientes!