सहभागी और कूटनीति | क्लियर बिज़नेस
अनुभवी सहभागियों को पता होता है: ग्राहक से बातचीत करने के लिए कूटनीति की ज़रूरत होती है।
इसका मतलब यह नहीं है कि आपको कूटनीति से संबंधित प्रोटोकॉल सीखना होगा और उसका पालन करना होगा। लेकिन सही रहेगा यदि आपको बुनियादी नियमों के बारे में पता हो। कूटनीति से संबंधित प्रोटोकॉल पुरानी बात हो चुकी है, बातचीत के नियमों को समान रूप देने और गलतियों से बचने के लिए इसमें सदियों के दौरान बदलाव किए गए हैं। वैसे भी, हर देश की परम्पराएं, रीति-रिवाज और संस्कृति अलग-अलग होती हैं। स्वाभाविक है कि नियम समय के साथ-साथ आसान हो जाते हैं। लेकिन जो एक जैसा बने रहता है वह यह है:
• समय की पाबंदी और सभ्य व्यवहार। यदि आपको किसी बैठक या बातचीत में भाग लेना है, तो समय के पाबंद रहें। यदि आप समय पर उपस्थित नहीं हो सकते हैं, तो शेड्यूल बदलने के लिए पूर्व सूचना दें। ग्राहक से पूछें कि वे बातचीत करने के लिए कितना समय निकाल सकते हैं और उतने ही समय में बातचीत पूरी करने की कोशिश करें। व्यावसायिक संपर्क मित्रतापूर्ण संबंध नहीं होता है (हालांकि, ज़रूरी नहीं कि यह असंभव हो), ग्राहक के लिए आपकी परिस्थितियां और भावनाओं को समझना आवश्यक नहीं है। चाहे कुछ भी हो आपको ये शब्द कहने होंगे: धन्यवाद, कृपया, मुझे क्षमा करें।
• कपड़े पहनने का सलीका। चाहे आप कैसी भी स्टाइल चुनें (इसका बिज़नेस से संबंधित होना ज़रूरी नहीं है), यह ज़रूरी है कि आप दिखावा करने से बचें और सादगी अधिक रखें।
• शुरुआत। बातचीत की शुरुआत आपको करनी होगी, क्योंकि आपने ही बातचीत का आमंत्रण दिया है। बातचीत का विषय, बातचीत का दायरा आप पर निर्भर करता है। शांत बने रहना उचित नहीं होगा! लेकिन बातचीत या बैठक को समाप्त करने की शुरुआत आमंत्रित किए गए व्यक्ति से होनी चाहिए।
व्यावसायिक पत्राचार (अपने ग्राहक के साथ आपके द्वारा किया गए पत्राचार) और भी अधिक दिलचस्प हो जाता है। उदाहरण के लिए, ऐतिहासिक परंपरा के अनुसार, फ्रांस में कूटनीतिक दस्तावेज पेशेवर साहित्यकार लिखा करते थे। आज भी समझदारी के साथ उपयोग में लाए जाने वाले शब्दों को पसंद किया जाता है। और शिक्षा को भी - फ्रेंच भाषा बोलने वाले ग्राहक से मुलाकात के दौरान, आपको यह भी बताना चाहिए कि आपने कौन से स्कूल से पढ़ाई की और कौन से स्कूल से अपनी ग्रेजुएशन पूरी की, न केवल यह कि मौजूदा समय में आप कौन से पद पर हैं। नवजागरण काल से पहले हासिल की गई उपलब्धियों के आधार पर फ़्रांसिसी कूटनीतिक स्कूल को दुनिया का सबसे पुराना स्कूल कहा जा सकता है। और अब यह कूटनीतिक संबंधों से जुड़े 1961 के वियना कन्वेंशन का आधार बन गया है, जो आज कूटनीतिक कानून को नियंत्रित करता है।
अगर आप अपनी बातचीत में "शायद", "मुझे लगता है", "संभव है कि" और इसी तरह के शब्दों का इस्तेमाल करते हैं, तो आप अंग्रेजी कूटनीतिक परंपरा की ओर जा रहे हैं। इन शब्दों से यह पता चलता है कि आप अलग राय और किसी काम को करने के लिए किसी दूसरे तरीके को अपनाने के लिए तैयार हैं। कूटनीति और किसी भी तरह की बातचीत में यह एक बहुत अधिक उपयोगी खूबी होती है! अलग तरह से बातों को समझने की क्षमता आपको समझदारी से काम लेने का अवसर देती है, विशेषकर तब जब स्थिति टकराव वाली हो या जब आप आपत्तियों का जवाब दे रहे हों। वैसे, आप केवल "सहभागी कार्य पद्धति" का एक अध्याय पढ़कर ही ग्राहकों की आपत्तियों का जवाब देने के बारे में जान सकते हैं।
बिज़नेस से जुड़ी बातचीत का बुनियादी नियम बैठक के नियम की तरह ही होता है: शांत बने रहना उचित नहीं होगा। ऐसे किसी भी व्यक्ति से प्राप्त होने वाला संदेश जिसका जवाब आपने न दिया हो, जानबूझकर अनदेखा करना होता है और अनादर माना जाता है।
हर व्यक्ति जो बातचीत कर रहा हो, बातचीत करने वाला हो या जिसने पहले कभी बातचीत की हो, उसका अपना खुद का एक तरीका होता है। आपका भी अपना एक तरीका है। याद रखने वाली मुख्य बात यह है कि कूटनीति का मतलब टकराव की स्थिति पैदा किए बिना अपने लक्ष्य पूरा करने की एक कला है।
हम आपको अपने ग्राहकों के साथ सफल बातचीत की शुभकामनाएं देते हैं!