Mitra dan diplomasi | Bisnis yang Jelas
Mitra yang berpengalaman tahu: bernegosiasi dengan pelanggan membutuhkan diplomasi.
Bukan berarti Anda harus belajar dan mengikuti protokol diplomatik. Namun, sebaiknya Anda mengetahui aturan dasarnya. Protokol diplomatik merupakan sebuah kategori historis, yang telah dibentuk selama berabad-abad untuk menyatukan aturan negosiasi dan menghindari kesalahan. Bagaimanapun juga, tradisi, adat istiadat dan budaya berbeda-beda di setiap negara. Aturan-aturan tersebut secara alami berubah menjadi lebih sederhana dari waktu ke waktu. Namun, yang tetap konstan adalah ini:
• Ketepatan waktu dan kesopanan. Jika Anda telah mengatur sebuah pertemuan atau percakapan, pastikan untuk menepati waktunya. Jika Anda tidak dapat hadir, beri tahukan terlebih dahulu untuk penjadwalan ulang. Tanyakan kepada pelanggan berapa banyak waktu yang bisa mereka luangkan untuk terlibat dalam percakapan, dan usahakan untuk tetap berada di dalam batas waktu tersebut. Kontak bisnis bukanlah hubungan persahabatan (meskipun bukan tidak mungkin), pelanggan tidak harus memahami keadaan dan perasaan Anda. Apa pun itu, Anda harus mengucapkan kata-kata ini: terima kasih, tolong, dan permisi atau maaf.
• Standar pakaian. Apa pun gaya berpakaian yang Anda pilih (tidak harus gaya bisnis), penting untuk menjaga agar penampilan Anda tetap minimal dalam hal detail yang mencolok dan lebih netral.
• Inisiatif. Anda yang harus berinisiatif dalam percakapan, karena Anda-lah pihak yang mengundang. Topik pembicaraan, jalannya percakapan tergantung pada Anda. Anda tidak dianjurkan untuk berdiam diri! Namun, inisiatif untuk mengakhiri percakapan atau pertemuan harus berasal dari pihak yang diundang.
Dalam korespondensi bisnis (korespondensi Anda dengan pelanggan Anda), banyak hal yang lebih menarik lagi. Sebagai contoh, menurut tradisi sejarah, dokumen diplomatik di Prancis ditulis oleh para sastrawan profesional. Kecanggihan kata-kata merupakan sesuatu yang masih dihargai sampai sekarang. Dan juga pendidikan - ketika bertemu dengan pelanggan berbahasa Prancis, inilah saatnya untuk menyebutkan di mana Anda bersekolah dan dari sekolah mana Anda lulus, bukan hanya posisi apa yang Anda pegang saat ini. Sekolah diplomatik Prancis adalah yang tertua di dunia, berdasarkan pencapaian diplomasi sebelum zaman Renaisans. Dan sekarang hal ini menjadi dasar bagi Konvensi Wina 1961 tentang Hubungan Diplomatik, yang mengatur hukum diplomatik saat ini.
Jika Anda sering menggunakan kata "barangkali", "menurut saya", "mungkin", dan sejenisnya dalam korespondensi Anda, Anda termasuk dalam tradisi diplomatik Inggris. Kata-kata ini menekankan bahwa Anda mengizinkan adanya pendapat dan tindakan yang berbeda. Ini merupakan kualitas yang sangat berguna dalam diplomasi dan negosiasi apa pun! Kemampuan untuk menafsirkan pernyataan secara berbeda memberi Anda ruang untuk bermanuver, terutama dalam situasi konflik atau ketika menghadapi keberatan. Omong-omong, Anda dapat mempelajari cara menangani keberatan pelanggan hanya dengan membaca satu bab dari "Metodologi Kerja Mitra".
Aturan dasar korespondensi bisnis sama seperti dalam sebuah pertemuan: tidak dianjurkan untuk diam. Pesan apa pun dari seseorang yang tidak Anda balas sama saja dengan mengabaikan dengan sengaja dan merupakan tanda ketidaksopanan.
Setiap orang yang sedang bernegosiasi, akan bernegosiasi, atau pernah bernegosiasi memiliki gayanya masing-masing. Anda juga memiliki gaya negosiasi Anda sendiri. Hal utama yang perlu diingat ialah bahwa diplomasi adalah seni untuk mencapai tujuan tanpa membiarkan konflik berkembang.
Semoga Anda sukses berkomunikasi dengan pelanggan Anda!