Tạo thuận lợi có phải là một từ ý nghĩa không?
Tạo thuận lợi tức là hỗ trợ, làm cho trở nên dễ dàng hơn. Tạo thuận lợi có nghĩa đen là "làm cho một quy trình dễ dàng hơn". Quy trình quản lý tổ chức, quy trình đàm phán, quy trình thảo luận nhóm, các cuộc họp, hội thảo trên web - bất kỳ quy trình làm việc nào liên quan đến hơn 3 người.
Tạo điều kiện thuận lợi là một tập hợp toàn bộ các công cụ để tìm ra lối ra cho bất kỳ tình huống kinh doanh nào có vẻ đang đi vào ngõ cụt. Chức năng của người hướng dẫn là trở thành thủ lĩnh. Nếu đã từng làm việc nhóm hay đóng vai trò là thủ lĩnh, ắt hẳn đã có lúc bạn muốn nói với đối phương rằng: "Nếu bạn thông minh như vậy, hãy tự mình làm đi". Hoặc khoảnh khắc này: bạn nhìn thấy một người rất tài năng trong đội, gần như là một thiên tài, nhưng bạn nhận ra rằng người đó không biết cách "bán" ý tưởng của mình, không có kỹ năng giao tiếp. Vì vậy, tạo điều kiện là trao quyền tự do đưa ra quyết định, "buông" đội, không can thiệp vào việc tự tổ chức mà hướng dẫn quy trình, tăng cường sự tham gia của mọi người bằng cách tin tưởng họ.
Mọi quy trình công việc đều có nội dung và hình thức. Nội dung là những người "quá thông minh" hoặc quá trầm lặng, các nhà lãnh đạo bẩm sinh hoặc người yêu tự do. Nói tóm lại, những con người thực sự, với những điểm mạnh và điểm yếu của họ, mà chúng ta phải đối mặt hàng ngày. Công việc của điều hành viên là đưa ra hình thức cho nội dung này.
Tạo thuận lợi được áp dụng vào kinh doanh từ tâm lý học. Hiệp hội các Nhà tạo thuận lợi Quốc tế đã tồn tại từ năm 1989; qua nhiều năm tồn tại, các chuyên gia đã phát triển nhiều cách tiếp cận để "hiện đại hóa" các quy trình kinh doanh và làm cho các quy trình đó đáp ứng những yêu cầu xã hội hiện tại. Một trong những yêu cầu như vậy là từ chối chủ nghĩa toàn trị. Ngày nay, bạn không cần phải đặt ra những giới hạn cứng nhắc cho tinh thần đồng đội nữa, không ai tuân theo những giới hạn đó. Một cách tiếp cận dân chủ hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí. Mọi người ngày nay đều muốn cảm thấy có ý nghĩa. Và trao quyền cho họ để tăng động lực và sự tham gia của tất cả các thành viên trong đội.
Nghe có vẻ phức tạp? Nhưng lại thật dễ dàng! Kiểm tra các cách tiếp cận đơn giản mà điều phối viên sử dụng.
• Phi hội nghị (barcamp). Điều này ngụ ý bác bỏ các quy định truyền thống và quy định về trang phục. Tại một hội nghị truyền thống, nghỉ giải lao chỉ là phần giải lao giữa các phần chính thức của chương trình, nhưng tại một hội nghị không chính thức, đó là phần chính của chương trình. Nói chuyện, kết nối mạng, thảo luận sôi nổi. Không có sự phân chia rõ ràng thành người diễn thuyết và người nghe, không có báo cáo chuẩn bị sẵn. Một sự kiện phi hội nghị có thể được tổ chức như một sự kiện riêng biệt hoặc là một phần của định dạng sự kiện tiêu chuẩn hơn. Sự kiện của bạn - quy tắc của bạn.
• Quán cà phê thế giới. Đội ngũ hoặc nhân viên được chia thành các nhóm. Nếu đó là một sự kiện ngoại tuyến, các nhóm sẽ ngồi tại bàn, giống như trong quán cà phê. Trong mỗi nhóm, người hướng dẫn viết ra những ý tưởng nảy sinh trong quá trình thảo luận. Sau đó, các nhóm chuyển sang các bàn khác. Mỗi nhóm bổ sung ý kiến của nhóm kia. Kết quả là một vấn đề được giải quyết, có tính đến ý kiến của tất cả các thành viên trong đội.
Vì vậy, tạo thuận lợi là khi mọi người ngay từ đầu đều nhận ra rằng họ đang làm việc với những người thông minh, tích cực, gắn bó, những người có thể chịu trách nhiệm, những người có thể tin cậy được. Và nhiệm vụ của một thủ lĩnh tạo thuận lợi là tổ chức quy trình làm việc để mọi người cảm thấy rằng mình đang đưa ra quyết định, chủ động tư vấn. Các nguyên tắc cơ bản của tạo thuận lợi là khoan dung, đồng cảm, chú ý, lạc quan và tin tưởng. Nếu đây cũng là những nguyên tắc của bạn trong làm việc nhóm, thì bạn đã là người tạo thuận lợi và có khả năng đưa đội ngũ của bạn thoát khỏi mọi tình huống khó khăn.